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吉祥协同如意规范

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来源: 作者: 2019-05-17 02:12:10

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6月9日下午3点,天津吉祥如意海运业务员小王正在电脑上整理资料,突然“叮”的一声, A6协同提示跳了出来,“李志军发起协同:拖班通知”。

小王赶紧点击提示查看,“原定于6月12日从天津新港开往日本神户港的易惠 (VEGA TOPAS)V.0916E,由于船舶调剂原因而拖班,预计最新集港时间: 08:00 至 20:00;最新预计开船日: 03:00:00。”

小王一看,他有3个客户5个TUE的货物都在这条船上了,他将这个拖班协同立即通过与A6集成的EastFax发传真给客户,然后又和短信的方式通知他的客户(货主),告知船拖班的情况,一切都是有条不紊。

而在小王处理之前,操作员李志军也同样从容地,将他从船公司(Carrier)得到的关于易惠 (VEGA TOPAS)V.0916E拖班的通知,即刻从用友致远A6中发出“拖班通知”协同,将信息传递给所有业务员,并将相干信息发布到公司站上。一切都是那末从容,不用担心由于信息没有传达给所有相关业务人员,造成业务“事故”。

海运行业比较关注突发事件的管理,突发事件的背后的从容,则是支撑着天津吉祥如意海运公司信息快速流转的信息系统。

站公布的拖班通知

坐庄企业的信息化建设

天津吉祥如意国际海运有限公司(以下简称吉祥如意)专营由中国天津新港至日本、韩国两个国家的集装箱海运运输业务。在十年时间中,公司已经发展成覆盖72个日韩基本港和偏港,月均出口3000TEU至日韩,占天津港出口总量20%的行业领导者。用吉祥如意海运电子商务部经理张宝杰的话说,吉祥如意就是庄家,对在日韩航线上的货运价格具有定价权。

可任谁也想不到这样一个行业领导企业,在2004年,其信息化基础是十几台电脑和1台运行海运管理系统的高配pc版服务器以及一个家用ADSL宽带,这就构成了全部吉祥如意的全部IT系统架构。

而张宝杰的到来,则根据企业的发展,为吉祥如意构建了合适其发展的IT系统。从基层做起,张宝杰从采购一台企业级路由器开始、企业内部络和宽带建设入手,更新ERP系统,部署用友致远A6协同、建设企业电子商务系统和专业传真系统,根据企业当下业务发展现状和吉祥如意总经理任冬的发展思路,以及同企业内其他领导的不断沟通,经过5年时间的建设,吉祥如意现如今共有包括货代ERP、用友致远A6协同、U8、EastFax传真系统、短信中心、电子商务站、B2B订舱系统、HR、企业邮箱、企业通讯中心、视频会议等在内的多套系统,覆盖了企业各方面信息化需求,并能满足未来一段时间企业业务发展需要,在业内也较为领先的信息化系统。

上协同应时而需

在吉祥如意未上协同软件之前,员工日常内部工作的沟通主要靠发邮件、MSN等形式进行,外部的沟通主要是传真、,虽然方便但点对点的沟通方式,决定了邮件、、IM等沟通方式对于跨部门、跨区域的沟通协作,必定是力所不逮的。跟踪反馈不及时、信息对称性差,缺乏规范性的流程和操作体系,这些均与吉祥如意总经理任冬的经营理念是背道而驰的。

仍以拖班通知为例,在没有上协同之前,如果遇到了诸如拖班、转船、停船、换船这样的突发事件,操作员李志军的工作将是极为繁忙的,他不但要安排好涉及其货物的处理工作,还需要将相干信息通知到每个业务员,不论是短信、都需要花不少的时间,如果出现通知不到的情况,那不但会给公司造成经济险企信托投资半年翻一倍 保监会强力监管防风险
损失(吉祥如意许诺对货物未能及时出运造成的损失提供150万人民币的保险赔偿保障),更将对吉祥如意的品牌形象造成影响。

为此,张欧弟当爹爱女照首曝光大眼翘鼻颜值高像妈妈
宝杰同公司总经理任冬经过长谈,他们认为公司下一步发展,需要统一步调、统一执行,“但这中间将会产生大量需要协作、协同的信息流”,张宝杰说:“公司到了需要上协同软件的时候了。”最终,经过多轮的PK,最终在用友致远和某外企协同软件之间,选择了各方面均占优势的用友致远A6协同管理软件。

协同带来规范管理价值

“我们公司的特点是对任何软件,凡是它能触碰到的东西它是玩命的用,要让其作用最大化。”张宝杰用这么一句话来形容吉祥如意公司在信息系统应用上的风格。

因此,A6协同的引入,张宝杰和系统管理员冯旭作为整个项目负责人,投入了大量精力,使A6协同系统深入到吉祥如意企业整体的运营环境中去。“而且我们用的很深、很细,只要稍微正式一点的全都是用A6去做。”

为此,吉祥如意在A6协同中构建了大量模板协同,例如:“财务编码”分配、变更海运费及附加费付费方式申请单(日偏航线、日基航线、韩国航线)、无抵押放单申请、拖班通知、换船通知、货物未上船分析报告等等一系列的表单,涵盖了从客户引进—运输—运费结算—紧急情况处理—事故分析等一系列环节。利用A6“表单+流程”的模板协同形式有效地规范了企业管理审批模式。

吉祥如意海运的模板协同列表

其中,“财务编码分配”是吉祥如意比较有特色的一个运用。这是由于吉祥如意现在着力进行B2B订舱业务和电子商务站的建设,同时,海运ERP系统和财务U8都需要相应的客户数据信息。为此,他们通过设定“财务编码分配”表单,由客服部专人填写客户简称和Cargo拜托单位名,确保此客户名称在U8和海运ERP系统内名称的唯一性。以后,再经过财务部经理审批并分配财务编码,由业务经理备案并填入cargo委托单位名,再告知客服部发起人。这样,每个新客户信息在客服、财务、业务部门的协作下,完成了客户财务编码、客户cargo拜托名的编制工作,极大地简化了公司内部协同繁琐度,提高了公司内部办公效率。而在之前“财务编码”的分配,主要是业务经理、财务人员的直接沟通或沟通,更有甚者,业务人员跨过业务经理直接要求财务人员为客户分配财务编码,造成业务经理监管不到的情况,这会使吉祥如意管理混乱,出现管理漏洞。而协同则可以让管理者直观地管理这类信息,极大地保证客户财务信息的准确性和唯一性。

“财务编码”分配表协同表单

除了通过预置表单和审批流程,进行企业内部管理制度的规范化,更重要的是,在表单设计制定之初,张宝杰和冯旭就是按照ISO9000的规范来执行的,这些表单经过审批后,直接打印出来就可以归档保存,形成标准的ISO文档,符合ISO9000的管理规范,确保企业运行是在ISO9000质量管理体系控制之下,而这也是吉祥如意能够获得国际大型客户青睐的一个基本保障。例如“货物未上船分析报告”,就是根据ISO9000规范中的纠正预防措施而制定,对出现的问题进行及时记录、纠正,并预防再次出现此类管理问题。

货物未上船分析报告

自2007年A6协同上线以来,得到吉祥如意管理层高度认可,迅速在公司内部普及开来,其并发数也从最开始的40并发,一路升级到100并发,目前常常会出现满并发的情况。而对于系统的运行,张宝杰认为A6的运行也符合其理念,即一个系统应用好的标准,“就是大家都漠视你的时候真的才叫好,真正好的东西是没有问题的。”

协同让企业文化更强劲

吉祥如意对企业文化极为看重,其内刊《月吉祥》的整个过程就是在A6协同中完成的。从刊物名称、主编人选到报酬,再到刊物的建议,都是在A6协同中讨论区完成的。同时,《月吉祥》以公告和协同的方式对全公司进行发布。

企业内刊《月吉祥》发布公告

除了企业文化内刊,吉祥如意的企业文化更多是建基于企业的发展。在张宝杰看来,吉祥如意的发展和扩大,走的是一条麦当劳式扩展方式,要在全国进行连锁的标准化销售,抢占全国海运市场。这不可能靠公司几个人单枪匹马地去战斗,而是需要一个具备统一思想、统一标准的Team去创造。而企业的快速扩大,就要求吉祥如意不能一个人、一个人去培养,必须要先打造出一个优化固定的模式,然后以复制的方式进行扩张。但这个模式的如何打造,如何进行培训和学习,如何延续的传递下去,在这方面,张宝杰和任冬都认为A6能够起到很大的作用。

因此,吉祥如意在A6协同的单位文档中放入了公司文件格式、电子商务部知识库、业务部知识库,以及公司规章制度、电子商务部制度、业务部制度和客服部制度等内容,这样可以让新员工,在不熟悉企业规章管理制度和部门业务流程的时候,有一条便捷的通道可以自行学习,加快员工在企业的融入速度。同时,吉祥如意通过A6的讨论区,则进一步地“让员工的思想和认识与公司保持高度一致,同时也使员工对公司的发展目标和理想有更深刻的认同。”这不仅成为了企业对内宣传的窗口,更加企业文化的传承提供了一个正确的导向。

吉祥如意的单位文档

后记:

沟通的最后,得知吉祥如意上海分公司刚刚于6月5日正式成立,“我们把分公司设在金茂大厦,这也是国内第一家在金茂大厦这样的写字楼开分公司的海运企业,连中远都没有在那儿开,这样白百合时尚写真颠覆清纯与叛逆
的货运公司在中国我们是第一家。”张宝杰脸上充满着自豪,“而A6协同将是我们培训新员工、进行管理的得力工具之一,不需重新部署,只要修改流程,一切还和从前一样!”

虽然现在海运行业由于外贸不景气而一直比较低迷,但我们有理由相信,在致远A6协同等信息化系统的支撑下,吉祥如意海运势必能够渡过难关,在经济重新起飞之时,大展宏图,取得更大的发展,实现其在中国10个口岸城市设立10家全资子公司的发展目标。

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